建設業に係る契約関係書類で注文書や請書をFAXやメールで済ますことは問題ないのでしょうか。今回は以外と知らない業者間でのFAXやメールでのやり取りについての規則を解説していきます。
契約書等には署名又は記名押印が必要
建設業法第19条では「契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない」と定められています。
これはつまり、署名又は記名押印がされた書面の原本を、中紋者(元請負人)と請負人(下請負人)のそれぞれに交付しなければならないということを意味します。
原本でなければ請負契約書の内容の改変が容易にできてしまい、後で紛争の原因となってしまうことが考えられます。そのため、署名又は記名押印された書面の原本の交付が義務付けられているのです。FAXやメールで注文書・請書を送付するという方法では、契約の相手方に注文書・請書のコピーが送信されることになるため認められていません。
(建設工事の請負契約の内容)
第十九条 建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従って、契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。
～以下省略～
建設業法より
署名又は記名押印がなくても電子契約なら問題ない
以前であれば記名押印した原本で書類をやり取りしようと思うとどうしても書類を持ち込むか郵送が必要でした。勿論、今でも書面でのやり取りが多いですが、近年は電子契約のサービスの普及や、国をあげてのデジタル化が推進されている背景もあって、電子契約サービスを用いている事業者も増えてきているのではないでしょうか。
国土交通省が定めた一定の基準をクリアした電子契約については、建築基準法んい適合するとされています。その場合、電子契約なので署名又は記名押印は不要になります。
一定の基準とは、具体的には次の2つの技術的基準のことを言います。
- 見積性の確保：契約の相手方が契約ファイルを印刷して書面にすることができること
- 原本性の確保：契約ファイルに記録された契約事項について改変されていないことが確認できる措置が取られていること
これらの基準をクリアしている電子契約のシステムであれば、建設業法条問題なく電子契約で建設工事の請負契約の締結をすることができます。
電子契約システムの導入にあたっては、建設業法の基準を満たすかどうかについて、電子契約サービスを提供している各事業者にお問い合わせして確認してみましょう。
印紙税について確認する
印紙税とは、契約書や領収書などの文書を作成した場合に、印紙税法という法律に基づいてその文書に課税される税金のことです。印紙税法で課税文書が定められており、建設工事の請負契約書や注文請書や課税文書とされています。
署名又は記名押印があるものが課税文書となり、署名や押印のない写しの書面は課税文書とされいません。そのため、印紙税を払わないことを目的として、FAXやメールで契約をするケースの他に、書面でする場合でも以下のような方法で契約が行われるケースがあります。
- 記名押印した請負契約書を1通作成し、下請負人にはその写しを交付する方法
- 元請負人から注文書のみを発行し、下請負人からは注文請書を発行しない方法
上記のようなやり方は、建設業法に違反するので、もし行われていたら是正するようにしましょう。
建設業法第19条では「署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない」とされていますので、署名又は記名押印した書面が相互に交付されていない限り、建設業法違反となります。
印紙税を節約するのであれば、電子契約による方法がおすすめです。電子契約による請負契約の締結は課税文書には該当せず、印紙税は課税されないので、業務効率の改善と併せて印紙税の節約のための方法としてご検討してみてください。